Una empresa puede facturar con un programa, gestionar las nóminas con otro, controlar el almacén desde una aplicación distinta y utilizar hojas de cálculo para revisar cobros o pedidos. Si los datos tienen que introducirse varias veces, aparecen duplicidades, errores y tareas administrativas que consumen tiempo.
Un software ERP busca resolver precisamente esa fragmentación. Su función es conectar las diferentes áreas de gestión para que la información generada en un proceso pueda utilizarse en los siguientes. Un pedido, por ejemplo, puede servir para comprobar existencias, preparar una entrega, emitir la factura y actualizar posteriormente la información contable sin volver a registrar los datos del cliente.
La importancia del ERP aumenta además con los cambios que afectan a la facturación en España. Verifactu y la factura electrónica obligatoria añaden requisitos que obligan a revisar los sistemas utilizados. Para muchas empresas, la cuestión ya no es solo disponer de un programa para facturar, sino conseguir que facturación, contabilidad, almacén, nóminas y administración funcionen de manera coordinada.
Fuente: envato.com
Qué diferencia a un ERP de otros programas
El ERP tiene una función transversal. Puede incorporar algunos módulos directamente o conectarse con aplicaciones especializadas. Por ejemplo, una empresa puede mantener un programa de nóminas independiente porque responde correctamente a sus necesidades laborales. El ERP no necesita sustituirlo, pero sí puede recibir la información contable correspondiente para evitar que administración tenga que volver a introducirla manualmente.
Lo mismo ocurre con el almacén. Una compañía logística puede utilizar una solución especializada para gestionar ubicaciones y preparación de pedidos y conectarla después con el ERP para compartir ventas, compras, existencias y expediciones.
Verifactu dentro de la gestión empresarial
El uso de
verifactu gratis introduce nuevos requisitos para los sistemas informáticos de facturación. Su objetivo es garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de los registros generados.
El sistema exige que las facturas generen registros seguros, que exista un histórico de modificaciones y que el software esté preparado para evitar alteraciones sin trazabilidad. También se contempla la generación del código QR correspondiente y de los registros asociados a cada factura.
Qué es la factura electrónica obligatoria
La factura electrónica obligatoria es otra cuestión distinta, aunque relacionada.
Para quien se pregunte
qué es la factura electrónica obligatoria la respuesta es que se trata de la emisión, envío y recepción de facturas en formato electrónico estructurado, de acuerdo con los requisitos establecidos para las operaciones entre empresas y profesionales.
Para una empresa que esté eligiendo un ERP, conviene comprobar si está preparado para Verifactu, cómo gestionará la factura electrónica y de qué forma trasladará esa información a contabilidad, clientes, cobros y otras áreas.
Qué beneficios aporta un ERP integrado
La primera ventaja es reducir tareas manuales. Si una venta registrada por el departamento comercial genera después la factura y actualiza las existencias, no es necesario volver a escribir la misma información.
Una segunda ventaja es la disponibilidad de información actualizada. Dirección puede consultar ventas, cobros, compras o existencias sin reunir previamente datos procedentes de varias aplicaciones.
La tercera es la coordinación entre departamentos. Comercial puede saber qué mercancía está disponible. Almacén conoce qué pedidos debe preparar. Administración puede comprobar qué se ha facturado y qué está pendiente de cobro.
Esa coordinación puede convertirse en una ventaja competitiva. Responder antes a un cliente, reducir errores de stock o detectar rápidamente un retraso en un cobro tiene un impacto directo sobre el funcionamiento del negocio.
Qué necesita una pyme
Una pyme de servicios suele tener necesidades relativamente sencillas: clientes, presupuestos, facturación, gastos, cobros y contabilidad.
En este caso, un ERP debería facilitar estos procesos sin añadir una complejidad innecesaria.
El caso de una asesoría
Una asesoría tiene otras prioridades. Puede recibir facturas y documentación de numerosos clientes, trabajar con contabilidad, fiscalidad y nóminas y necesitar intercambiar información con diferentes programas.
Aquí resulta importante saber qué datos puede importar automáticamente el ERP y cuáles tendrá que introducir el equipo de forma manual.
Distribución y logística: cuando manda el almacén
Para una empresa que vende productos, la integración entre ERP y almacén se vuelve esencial.
Un pedido debería permitir conocer inmediatamente si hay stock suficiente. Cuando se prepara la mercancía, las existencias deben actualizarse. Después puede generarse la factura y quedar pendiente el correspondiente cobro.
Una empresa logística puede necesitar además un sistema especializado de gestión de almacenes. En ese caso, la prioridad es comprobar que ambos sistemas intercambian correctamente información sobre recepciones, existencias, pedidos y expediciones.
Errores frecuentes al elegir un ERP
Uno de los errores más habituales es comprar por número de funciones. Tener muchos módulos no significa que el sistema sea adecuado para la empresa.
Otro consiste en intentar reproducir exactamente todos los procedimientos antiguos dentro del programa nuevo. Implantar un ERP puede ser una oportunidad para eliminar tareas que ya no tienen sentido.
También es común infravalorar la migración de datos. Clientes duplicados, referencias incorrectas o información histórica desordenada pueden trasladar problemas antiguos al sistema nuevo.
Por último, no debería darse por hecho que dos aplicaciones son compatibles porque ambas permiten exportar archivos. La integración real debe comprobarse.
